MICROSOFT WORD

            Kita tentu telah familiar dengan Microsoft Word, Microsoft Word adalah sebuah program pengolah kata dimana fitur-fitur didalamnya dapat mempermudah penggunanya untuk mengolah kata dan dokumen dan dapat menghasilkan sebuah dokumen menjadi lebih baik.

1. Memulai Microsoft Word

Langkah-langkah untuk memulai Microsoft Word adalah: Klik Start, program pilih Microsoft Word, jika Microsoft Word belum tampil pilih icon Microsoft Office lalu pilih Microsoft Word. Setelah semua dijalankan maka Microsoft Word akan tampil

2. Komponen-Komponen Pada Microsoft Word

         Pada Microsoft Word terdapat beberapa komponen diantaranya adalah: Menu      bar, Tool bar, Scroll bar, Menu Command, Button.

1.      Menu bar merupakan sederet pilihan atau fasilitas yang disediakan oleh Microsft Word untuk mengolah kata.

2.      Menu Command yaitu menu yang berada didalam menu bar.

3.      Toolbar merupakan kumpulan tombol-tombol untuk mempersingkat proses dalam Microsoft Word.

4.      Buton adalah tombol-tombol yang berada didalam Toolbar.

5. Scroll bar berfungsi untuk menaikan atau menurunkan halaman kerja yang    terbuka.

6. Cursor berfungsi sebagai penunjuk tempat dimana huruf yang akan di ketik, diedit atau dihapus

3. Membuka Dan Menyimpan Halaman Kerja Baru

         Untuk membuka dan menyimpan halaman kerja baru, bisa digunakan Menu  Office Button pilih New-Blank Document untuk membuka halaman baru dan pilih Save As untuk menyimpan halaman kerja baru dan menentukan format yang akan digunakan, dan pilih Save untuk langsung menyimpan tanpa menentukan format dan microsoft word akan membuat format file secara otomatis

Gambar Menyimpan halaman kerja baru

4. Membuka Dan Menyimpan Halaman Kerja Yang Sudah Ada

         Untuk membuka dan menyimpan halaman kerja yang sudah ada langkah-langkah nya hampir sama dengan membuka dan menyimpan halaman kerja baru. Klik File > Open untuk membuka halaman kerja lama cari di drive mana file yang akan dibuka disimpan. Untuk menyimpan file pilih Save untuk menyimpan kembali data yang telah ada.

5. Memulai Dan Mengatur Tulisan Pada Halaman Kerja

Untuk Memulai bekerja pada halaman Microsoft Word letakan cursor pada  halaman, kemudian ketiklah tulisan yang akan dibuat. Setelah selesai aturlah rata kiri dan kanan pada tulisan dengan cara, blok seluruh tulisan yang akan diatur rata kiri dan kanannya, klik Home lalu pilih Toolbar Paragraph untuk pengaturan Align left, Center, align Right atau Justify sesuai dengan yang dibutuhkan.

 

Gambar Pengaturan Paragraph dan kalimat Untuk Mengatur Rata Kanan, Kiri, Tengah, Rata Kanan Kiri

6. Membuat Surat Massal

         Surat massal ini berfungsi untuk mempermudah membuat surat dalam jumlah banyak atau untuk di kirim kebanyak relasi. Langkah-langkahnya adalah:

1.  Buat terlebih dahulu master surat yang akan dibuat sebagai surat massal.

2.  Kosongkan bagian-bagian yang akan dibuat berbeda antara surat yang satu dan yang lainnya, misalnya nomor, nama, alamat dan yang lainnya.

Gambar Surat Master

3.    Klik Mailings pilih Start Mail Merge pada menu bar kemudian pilih Step By Step Mail Merge Wizard

Gambar Membuat Mail Merge

4.  Setelah Step By Step Mail Merge Wizard diklik maka akan muncul Jendela Mail Merge disebelah kanan lembar kerja Microsoft Word                                                                                                                                        

              

Gambar Jendela Mail Merge

Pilih Letters kemudian klik Next Starting Document pilih Use The Current Document, klik Next: Select Recipients pilih Type anew list kemudian klik Create

Gambar Create Type a new list

5.  Muncul jendela New Addres list pilih Customize Coloumns hapus semua data yang ada pada kolom Field Names dengan mengklik tombol Delete. Setelah semua data terhapus kemudian buat data baru dengan mengklik tombol Add kemudian ketikan semua data sesuai dengan yang berada pada surat master sampai semua data masuk kedalam Field Names

Gambar Jendela New Addres List dan Customize Addres List

Gambar Field Names Yang Sesuai Dengan Data Pada Surat Master

Kemudian klik Ok maka akan muncul jendela Edit Data Source masukan Nomor, Nama, dan Di yang akan dimasukan kedalam surat masal kemudian klik Ok maka akan muncul jendela Mail Merge Recipients klik Ok dan akan keluar jendela yang menyatakan bahwa surat master harus disimpan. Ketikan nama dan target path file yang akan disimpan.

6.  Letakan Kursor pada bagian Nomor dalam surat master kemudian klik Insert Merge Field pada menu Mailings dan pilih Nomor, lakukan hal ini sampai semua data field masuk ketempat yang seharusnya, klik Next Recrd untuk melanjutkan Data Field yang selanjutnya. Setelah semua data masuk maka file bisa disimpan atau dicetak

7. Mengatur Format Berulang (AutoCorrect)

    

Gambar 8. Tampilan Auto Correct

Bila dalam pengetikan sebuah naskah kita sering menjumpai istilah atau kata yang sama, untuk menghemat waktu pengetikan, Microsoft Word sudah menyediakan fasilitas yang disebut AutoCorrect. Maksudnya adalah dengan mengetikkan satu huruf saja, maka secara otomatis Word akan mengeksekusinya sebagai kata-kata yang di inginkan. Tergantung pada penggunaan karakter yang kita inginkan untuk mengacu pada istilah-istilah yang ada.

   Langkah:

1. Klik Review pilih Spelling And Grammar

2. Options pilih Auto Correct Options

3. Tulis beberapa huruf depan kata yang dimaksud di replace

4. Tulis kata/kalimat yang dimaksud pada kolom with

5. Klik Add

6. Dalam penulisan sebenarnya, jika hendak menulis kalimat yang berulang  tersebut, cukup hanya dengan menulis huruf depannya dan tekan spasi.

Gambar Auto Correct Options

8. Pembuatan Header Dan Footer

Header adalah tulisan atau gambar yang terletak pada bagian atas halaman yang akan terus muncul sebanyak jumlah halaman  yang kita buat. Contoh yang sering kita temui adalah kop surat. Sedangkan footer adalah header yang terletak di bagian bawah halaman.

   Langkah membuat header

1.         Klik Insert

2.Pilih Header atau Footer

3.Pilih Layout yang diinginkan lalu klik

4.Bila Header Footer sudah ada klik Edit untuk mengganti atau memperbaiki.

9. Membuat Teks Berkolom

         Teks berkolom ini biasanya banyak digunakan pada surat kabar, ataupun  majalah. Fungsi dari teks berkolom adalah untuk membuat beberapa kolom dalam satu halaman kerja atau lebih. Langkah-langkahnya adalah: Blok seluruh tulisan yang akan dibuat menjadi teks berkolom, kemudian klik Page Layout, pilih columns, lalu pilih berapa kolom yang di inginkan.

Gambar Hasil dari kolom

10. Membuat Tabel

         Dalam suatu dokumen di perlukan suatu data yang dibuat dalam bentuk tabel atau kolom untuk mempermudah dan memperjelas dokumen. Langkah-langkah dalam membuat tabel adalah: Klik Insert-Table maka akan tampil menu tabel. Drag berapa jumlah kolom dan baris yang dibutuhkan atau Masukan angka sesuai dengan yang di butuhkan pada number of columns untuk jumlah kolom dan number of raws untuk jumlah baris dengan mengklik Insert Table.

Gambar Menu Tabel

11. Mencetak Hasil Kerja

         Untuk mencetak hasil kerja diwajibkan untuk mengatur setingan kertas yang akan digunakan untuk mencetak. Klik Page Layout-page setup, maka akan tampil menu page setup. Tab Margins digunakan untuk setingan kertas kanan, kiri, atas, dan bawah, tab Paper digunakan untuk memilih kertas yang akan digunakan untuk mencetak hasil kerja untuk Tab Layout bisa diabaikan, kemudian klik Print Preview terlebih dahulu untuk melihat tampilan dilayar monitor tanpa mencetaknya ke printer, setalah hasil print preview sudah sesuai kemudian cetak dengan printer hasil print preview tersebut dengan memilih tombol print, dan jika hasilnya belum sesuai klik close untuk kembali ke halaman normal microsoft word lakukan terus langkah tersebut sampai mendapatkan hasil yang maksimal untuk dicetak dengan printer.

Gambar Menu Page Setup